e-Arşiv fatura, e-Faturanın saklanması mükellefçe zorunlu tutulmakta olan nüshayı ifade eder. Günümüzde e-Arşiv faturalarını kesmek zorunlu olsa da söz konusu faturalar alıcı tarafa yollanmaz. Öte yandan e-Arşiv faturalarının GİB’e raporlanması şarttır. Raporların, düzenlenme sonrasındaki ayın ilk 15 günü içerisinde yollanması gerekir.
Esasen birbiriyle sıklıkla karıştırılsa da e-Arşiv fatura ile e-Fatura kesme yöntemleri arasında fark bulunmaz. e-Arşiv faturalarının kesilmesinde GİB haricinde entegratör adı verilen özel yetkili aracı kurumlar da rol alabilir. Elbette GİB portalı ile entegratörler arasında avantajlar açısından farklılık söz konusudur. e-Arşiv fatura kesmek adına kurumsal işletmeler, bizzat kendilerine ait veri sistemlerini geliştirmek şartıyla işlemleri yapabilir.
e-Arşiv fatura ne işe yarar?
Günümüzde e-Arşiv fatura, faturaların online ortam içerisinde oluşturulup aktarılması ya da muhafaza edilmesi adına aktif bir biçimde kullanılabilen bir uygulamadır. Bu uygulama, bilhassa da internet üstünden e-ticaret yapan işletmeler adına zorunlu tutulur. Öte yandan e-ticaretle ilgilenmeyen şirketler de e-Arşiv fatura sisteminden yararlanabilir. e-Arşiv fatura ile beraber kurumsal işletmeler, zaman ve maliyet açısından ciddi bir tasarruf sağlar.
e-Arşiv fatura kullanımının en temel amacı, e-Fatura kullanmayan alıcılara da dijital ortam üzerinden elektronik fatura yollayabilmektir. Bu ayrıcalıkla beraber fatura düzenleyicisi olan taraf, matbu ya da posta gibi masraflardan sıyrılır. Uygulama, son derece pratik ve hızlı bir şekilde sonuç verir. Oluşturulan faturalar, aynı zamanda ibraz edilebilir ve hatta raporlanabilir. Oluşturulan faturaları dijital ortamda depolamak, söz konusu uygulamanın öncelikli görevleri arasında kendine yer bulur.
e-Arşiv fatura kullanma avantajları nelerdir?
Pek çok alanda işlevsel bir şekilde kullanılabilen e-Arşiv fatura uygulaması ile beraber dijital faturaları vakit kaybetmeden oluşturmak mümkün hâle gelmiştir. Kesilen fatura sayesinde tüm aşamalar, her iki tarafça detaylı olarak görüntülenebilir. Fiziksel bir faturada bulunan bilgilerin tamamı şeffaf biçimde burada da yer alır.
Kolayca uyum sağlanabilir ya da düşük maliyetli olması, ticari aktivitelerde bulunan kişilerin e-Arşiv fatura uygulamasından yararlanmalarında önemli bir etken olarak öne çıkar. Alıcı, alışveriş sonrasında zaman kaybetmeden fatura bilgilerine erişme şansına ulaşır. Bu da güven ve şeffaflık gibi önemli kriterlerin pekişmesini destekler. Öte yandan işletmeler, geçmiş dönem faturalarına tek bir tıkla ulaşabilirler. Ayrıca e-Fatura ile beraber kâğıt israfının önüne geçilerek doğanın korunmasına katkı sağlanır.
